Choix d'une salle de séminaire : les critères à prendre en compte

L'organisation d'un évènement professionnel inclut plusieurs volets, le plus important étant de trouver une salle de séminaire correspondant aux besoins de l'entreprise. Quels sont les facteurs qui doivent orienter le choix de l'endroit ?

La réussite de l'évènement dépend en grande partie de l'option judicieuse de la salle de séminaire. Nombreux sont les établissements qui disposent d'un espace dédié à cet effet à travers toute la France. Il suffit de concentrer les recherches sur la région ou la localité où vous souhaitez organiser votre atelier et de peaufiner ensuite vos investigations en tenant compte des critères énoncés sur cette page.

La capacité de la salle de séminaire

Il s'agit du premier critère. Après avoir déterminé le nombre de participants, ciblez les établissements qui disposent d'une salle de séminaire adaptée. Le site Internet de chaque prestataire comporte généralement une information sur leur capacité de réception. Certains ont de petites salles de réunion pour un petit nombre de séminaristes, variant de moins de 10 à 25. D'autres peuvent accueillir jusqu'à plusieurs centaines de personnes.

Ce critère devance d'autres notions, comme le coût de location de la salle de séminaire et l'emplacement. Un endroit aux dimensions inadéquates pourrait engendrer une difficulté d'écoute pour une marge de participants. Certains pourraient être affectés dans une pièce voisine, d'autres pourraient se déconcentrer, car ils n'auraient pas la possibilité de voir les intervenants.

Par ailleurs, si l'évènement inclut des réunions en comités, vous devez prévoir des salles complémentaires pour les sous-commissions.

Second critère : l'emplacement

Dans le cas où certains participants viennent d'autres villes de France, vous devez choisir une salle de séminaire située à proximité d'une gare ou du métro. Vous réduisez ainsi considérablement le budget alloué à l'évènement d'entreprise. Un emplacement judicieux et facile d'accès vous épargne de la location de véhicules de transport des personnes invitées à la réunion.

Troisième critère : l'équipement

Pour le bon déroulement de l'évènement, la salle de séminaire doit être suffisamment équipée. Voici les éléments indispensables :

• Pupitre et mobilier complet pour la réunion (chaises, tables, etc.)
• Écran de projection
• Rétroprojecteur
• Vidéo projecteur
• Matériel de sonorisation (enceintes, micros fixes et baladeurs)
• Accès Internet haut débit et WiFi
• Un bon système d'éclairage
• Imprimante
• Photocopieur
• Vestiaire.

Prévoyez en outre du Paper board, des blocs-notes et des stylos.

Renseignez-vous bien sur l'existence de ces équipements, car une insuffisance de moyens surtout dans le domaine de l'audiovisuel pourrait nuire à la réussite de votre évènement d'entreprise. Un micro qui fonctionne mal, une mauvaise présentation en raison de l'absence de rétroprojecteur ou d'un ordinateur portable performant risqueraient de lasser l'auditoire.

Quatrième critère : le prix

Le coût de location d'une salle de séminaire varie d'un évènement à l'autre. Il est défini en fonction de plusieurs facteurs :

• La superficie de la salle et son cadre
• Le standing de l'établissement (variant de 2 à 5 étoiles)
• L'équipement requis.
• La plupart des prestataires sérieux proposent en outre un vaste panel de services supplémentaires, comme :
• Une décoration personnalisée
• Une traduction en simultanée s'il y a des participants non francophones
• Des hôtesses d'accueil
• Des agents de sécurité
• Des photographes professionnels
• Un service traiteur
• Le transport et la location de véhicules.

Ultimes conseils

Êtes-vous un professionnel en organisation d'évènements, un directeur d'achats ou un dirigeant d'entreprise ? Vous connaissez maintenant les critères incontournables pour le bon choix d'une salle de séminaire. N'hésitez pas à poser des questions au prestataire sélectionné afin de savoir qu'il est apte à comprendre et à répondre à vos attentes. Vous pouvez aussi faire jouer la concurrence pour bénéficier d'un rapport qualité/prix très intéressant parmi les meilleures salles de séminaire proposées sur notre site.