Pour un séminaire réussi

Plusieurs facteurs sont à prendre en considération pour qu'un séminaire ait les effets escomptés. À ce propos, le lieu, le cadre et les infrastructures jouent un rôle prépondérant. Organiser un séminaire à l'hôtel s'avère être un choix judicieux dans la mesure où tout ce dont les organisateurs ont besoin se trouve déjà dans un même lieu :

De l'utile à l'agréable

Si le côté professionnel et sérieux doit être mis en avant lors d'un séminaire, cela n'empêche pas d'intégrer dans le programme du divertissement et du loisir. C'est la raison pour laquelle la majorité d'entreprises choisit d'organiser un séminaire à l'hôtel disposant d'une salle de conférence bien sûr, mais aussi divers espaces de détente : piscine, parc d'attractions, complexe sportif, centre de loisirs, etc. D'ailleurs, bon nombre de professionnels incluent ce type de service à leur client qui souhaite organiser un séminaire à l'hôtel. Consacrer un moment à l'amusement après un séminaire a l'intérêt de faire baisser la tension et la pression. Mieux encore, cela a le mérite de consolider les liens du groupe et d'aérer l'esprit de tous les acteurs et participants, le tout dans la bonne humeur. De plus, ce genre de relation est toujours utile en milieu professionnel.

Allier authenticité et efficacité

Généralement, un séminaire est fait pour communiquer, informer, débattre ou encore pour échanger. Il est alors primordial que le thème à traiter soit en adéquation avec le public visé et que les intervenants maitrisent parfaitement leur sujet. Sans quoi, l'événement manquera de crédit, ce qui peut avoir un impact nuisible sur les organisateurs. S'il est courant d'organiser un séminaire à l'hôtel en ville, il ne faut pas négliger les autres options. Plus précisément, apporter une attention à l'endroit où se déroulera l'événement et le type d'hôtel séminaire peut faire la différence. Il reste donc intéressant de choisir un lieu lié avec l'objet du séminaire. Les pistes à explorer à ce sujet sont les bâtiments historiques, les sites culturels, les endroits symboliques, les endroits insolites… Tenir compte de ces facteurs participent donc au succès de l'événement.

Utile à connaitre

Bon nombre de professionnels proposent d'organiser un séminaire à l'hôtel clé en main. Cela inclut divers services :

• les navettes pour le transport des invités et acteurs directs et indirects de l'événement
• le personnel pour les accueillir et les orienter
• le traiteur pour un cocktail de bienvenue, une pause café ou déjeuner
• les divers affichages et canaux publicitaires
• les techniciens pour l'installation des matériels audiovisuels et scénographiques
• la décoration de la salle de séminaire
• l'animation avant, pendant et après le séminaire
• les commandes spéciales du client

Bien entendu, ce n'est pas une liste exhaustive de tous les services proposés pour organiser un séminaire à l'hôtel. Le type d'endroit où l'hôtel séminaire est aussi à prendre en compte.

Devis et objectifs

Pour la réussite d'un séminaire, il faut au préalable de répondre à certaines questions. Les réponses à ces interrogations aident à y voir clair sur l'événement. Premièrement, il faut penser aux objectifs. Quelle est la raison d'être du séminaire ? Une fois cela défini, il est plus facile de prendre les directives qui s'imposent. Par ailleurs, il est crucial que la réponse soit conforme à la philosophie de l'organisateur. Bien sûr, il faut trouver un thème et format à la fois percutant et adéquat aux objectifs et public visé. Quant au budget, il est fonction des critères et des contraintes internes, et éventuellement de la date et du lieu de l'événement. Le planning et le process le jour J doivent être aussi rigoureusement déterminés. D'habitude, les intervenants et les organisateurs ainsi que les invités de marque se retrouvent après l'événement. C'est un moment privilégié pour se rapprocher les uns les autres. Il vaut mieux donc l'intégrer au programme.